A. PENGERTIAN ARSIP
Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu, kemudian disimpan untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau individu tersebut.
Arsip Digital
Arsip digital adalah arsip yang dibuat dan digunakan dalam bentuk elektronik. Digital arsip berasal dari arsip tercetak yang diubah menjadi angka, atau arsip “lahir” dalam bentuk digital. Hal yang perlu diperhatikan dalam bentuk, aksesnya dan keamanan dari arsip itu sendiri.
B. FUNGSI-FUNGSI ARSIP
Secara umum, arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Semua bentuk pengarsipan pasti memiliki nilai guna arsip, yang bisa dibedakan menjadi dua fungsi kearsipan, antara lain:
1. Fungsi Primer
Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.
Fungsi Arsip Menurut Undang-undang
Ada pula fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 antara lain:
1. Fungsi Dinamis
Arsip memiliki fungsi dinamis, bisa digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung. Fungsi dinamis arsip juga memiliki arti yang berubah-ubah nilai dan maknanya. arsip dinamis terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif.
2. Fungsi Statis
Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan. Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi yang bisa dipertanggungjawabkan
C. TUJUAN ARSIP
Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan.
1. Menghemat tempat penyimpanan
Tujuan pertama arsip adalah menghemat tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan ini bisa berupa wadah, rak, laci, lemari, bangunan atau lainnya untuk menyimpan sesuatu.
2. Menjaga kerahasiaan
Tujuan penyimpanan arsip juga menjaga kerahasiaan. Karena, arsip biasanya berupa berkas atau barang benda yang penting dan berpengaruh bagi banyak orang.
3. Menjaga kelestarian
Arsip biasanya tidak hanya berupa berkas atau barang penting, tetapi juga barang benda yang unik atau mengandung nilai sejarah sehingga perlu dijaga dan disimpan dengan baik.
4. Menjaga arsip tetap baik dan aman
Arsip juga bertujuan untuk menyimpan berkas atau barang benda penting dengan baik, aman dan teratur.
5. Mempermudah pencarian arsip
Bila Anda menyimpan berkas-berkas dan barang benda penting dalam satu arsip. Maka, Anda akan lebih mudah mencarinya jika sewaktu-waktu membutuhkan berkas atau barang benda penting tersebut.
6. Menjaga arsip-arsip penting
Arsip juga bertujuan untuk menjaga berkas-berkas atau barang bendang penting yang mungkin harus dipertanggungjawabkan ke depannya atau dilestarikan.
7. Menghemat waktu dan tenaga
Anda akan lebih cepat mencari berkas-berkas atau barang benda penting, bila menyimpannya dalam satu arsip.
E. JENIS-JENIS ARSIP
Ada banyak jenis-jenis arsip yang terbagi menjadi beberapa kelompok dengan bentuk, isi, tujuan dan kepemilikan yang berbeda-beda, antara lain:
1. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya
Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam, yakni arsip yang berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta.
a. Arsip dari Lembaga pemerintahan
Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
b. Arsip dari instansi pemerintah atau swasta
· Arsip primer merupakan arsip asli, bukan Salinan atau tembusan.
· Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.
· Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.
· Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.
2. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya
Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis.
a. Arsip aktif : Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.
b. Arsip inaktif : Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.
c. Arsip statis : Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan isinya
Jenis arsip berdasarkan isinya terbagi menjadi 5 macam, yakni financial record, inventory record. personnel record, sales record dan production record.
a. Financial record
b. Inventory record
c. Personel record
d. Sales Record
e. Production Record
4. Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam, antara lain:
a. Arsip tertulis : Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan sebagainya.
b. Arsip visual : Arsip visual adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat, seperti relief, poster, dan sebagainya.
5. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya
Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya terbagi menjadi 4 macam, seperti vital record, important record, useful record, dan non essential record.
a. Vital record : Arsip vital record merupakan warkat yang memiliki nilai penting bagi suatu organisasi atau instansi, sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama organisasi itu masih berdiri.
b. Important record : Arsip important record merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama atau 3 tahun lebih, sehingga perlu disimpan dengan baik. Contohnya, arsip berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya.
c. Useful record : Arsip useful record merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa. Jenis ini harus disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya penyimpanan. Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah organisasi, seperti arsip surat-surat kantor.
d. Non essential record : Arsip non essential record merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca. Arsip jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi bisa langsung dimusnahkan atau cukup ditulis dalam catatan agenda. Misalnya, arsip berupa undangan rapat dan lain-lain.