Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Secara umum, arsip dinamis dibagi menjadi tiga jenis berdasarkan intensitas penggunaannya: aktif (sering digunakan), inaktif (jarang digunakan), dan vital (sangat penting untuk keberadaan organisasi).
Berikut adalah beberapa contoh gambar dan wujud dokumen yang termasuk dalam kategori arsip dinamis di lingkungan instansi atau organisasi:
1. Arsip Dinamis Aktif (Sering Digunakan)
Dokumen-dokumen ini masih terus berjalan, diubah, atau sering dijadikan acuan dalam pekerjaan sehari-hari:
- Surat Dinas / Nota Dinas yang Sedang Diproses: Surat keluar atau surat masuk yang memerlukan tindak lanjut atau disposisi dari pimpinan.
- Daftar Hadir Pegawai (Presensi): Dokumen rekam kehadiran bulanan yang masih berjalan untuk keperluan rekap tunjangan atau kinerja.
- Dokumen Proyek / Kegiatan yang Sedang Berjalan: Kerangka Acuan Kerja (KAK), Rencana Anggaran Biaya (RAB), atau nota kesepahaman (MoU) yang proyeknya masih aktif.
2. Arsip Dinamis Inaktif (Jarang Digunakan)
Dokumen yang urusannya sudah selesai (rampung), tetapi nilainya masih diperlukan sewaktu-waktu sebagai referensi atau bukti hukum sebelum jadwal retensinya habis:
- Berkas Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Tahun Lalu: Dokumen LPJ kegiatan yang sudah selesai dilaksanakan dan telah diaudit, kemudian dipindahkan ke dalam boks arsip di ruang record center.
- Faktur dan Bukti Pembayaran Lama: Bukti transaksi keuangan yang sudah selesai dibukukan tetapi masih disimpan untuk masa retensi keuangan (biasanya 5–10 tahun).
- Berkas Kepegawaian Pegawai Aktif: Dokumen fisik seperti SK Kenaikan Pangkat, SK Jabatan, atau Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun-tahun sebelumnya yang disimpan dalam map gantung (hanging folder) di lemari filling cabinet.
3. Arsip Dinamis Vital (Sangat Penting & Harus Dilindungi)
Arsip yang keberadaannya merupakan syarat mutlak untuk kelangsungan operasional jalannya organisasi dan tidak dapat digantikan jika rusak atau hilang:
- Sertifikat Tanah dan Aset Gedung Kantor: Dokumen legalitas kepemilikan aset resmi instansi.
- Peraturan Daerah (Perda) / Surat Keputusan (SK) Pendirian Lembaga: Dokumen hukum yang menjadi dasar berdirinya suatu organisasi atau instansi.
- Master Plan atau Cetak Biru (Blueprint) Infrastruktur: Peta jaringan atau cetak biru bangunan kantor yang digunakan untuk pemeliharaan jangka panjang.
Visualisasi Pengelolaan di Ruang Kerja
Secara visual di perkantoran, arsip dinamis biasanya tampak dalam bentuk:
- Map Snelhechter atau Hanging Folder: Berwarna-warni di dalam laci filling cabinet untuk arsip aktif.
- Boks Arsip Cokelat Standard: Tertata rapi di atas rak-rak besi (roll o'pake atau rak statis) di dalam ruangan khusus (record center) untuk arsip inaktif.
- Brankas Tahan Api: Tempat khusus terkunci untuk menyimpan arsip vital agar aman dari bencana.